社内ヘルプデスクAI
社内の案内から、必要な申請窓口へ。
情報システム・人事・総務への質問には、手順を知れば進められるものと、担当者の判断が必要なものがあります。規程の管理者と窓口担当者が、案内する範囲と利用者の条件をそろえるための整理です。
手順の案内・個別相談・承認が必要な操作
| 手順の案内・個別相談・承認が必要な操作 | 用件の例 | 検討する扱い |
|---|---|---|
| 手順の案内 | 規程の場所や申請方法を知りたい | 利用者が閲覧できる資料と手順へ案内する |
| 個別相談 | 自分の状況に規程が当てはまるか確かめたい | 一般説明だけで判断せず、担当窓口の確認へ渡す |
| 承認が必要な操作 | 権限の付与やアカウントの変更を依頼したい | 案内と操作を分け、定めた申請・承認の手順へつなぐ |
閲覧できる資料と利用者の範囲
- 利用者の区分
- 社員、部署の担当者、管理者など、どの利用者を対象にするか整理します。
- 資料の扱い
- 規程や手順ごとに、閲覧できる範囲と内容の管理者を確認します。
- 確認する方法
- 利用者の区分をどこで確かめるか、閲覧できない資料をどう扱うかを接続先の条件と合わせて検討します。
案内から申請窓口へ渡す
- 用件を聞く
知りたい手順か、個別の相談か、変更の依頼かを確認します。
- 手順を案内する
利用できる資料と申請先を示します。案内と実際の申請完了を分けます。
- 担当窓口へ渡す
個別事情や権限の判断が必要な内容は、定めた窓口で確認する流れにします。
- 申請方法を確認する
必要な項目と、申請後に結果を確かめる方法を案内します。
古い案内を残さない更新の確認
- 変更を知らせる担当を決める
規程、申請先、受付条件が変わった際に、誰が対象資料を知らせるか整理します。
- 対象の案内を更新する
変更した資料と関連する回答例を対応させます。廃止した手順やリンクも確認対象に含めます。
- 利用者の立場で確かめる
代表的な質問から新しい手順へ進めるか、閲覧範囲の違う利用者にも適切な案内になるかを試します。
FAQ・規程・窓口・更新担当を整理する
- 現在の質問
- よく届く問い合わせと、回答に使う規程・FAQを一組にして用意してください。
- 窓口と申請先
- 一般の案内先、個別相談先、承認を要する操作の申請先を分けます。
- 検討する制作範囲
- 資料の接続、会話案、権限ごとのテスト、運用時の更新確認について必要な範囲を決めます。