整理は、原本を残すところから
受け渡しのために加工する前に、現在の状態と確認事項を分けます。
- 元のデータを残す
元のファイルは残し、提出する候補を別に整理します。形式や大きさを変える必要があるかは、用途と渡し方を確かめてから決めます。
- 役割ごとに分ける
そのまま使いたい素材、雰囲気の参考、使用や内容の確認が必要なものを区別します。
- 使う版と変更点を示す
複数の版がある場合は、今回の対象を示します。残すところ、変更するところ、まだ決まっていないところを添えます。
- 渡す範囲と方法を確認する
まず素材の種類、数量の目安、未確認事項を伝えます。実際のファイルを渡す方法と、渡す必要のある範囲を相談します。
素材の役割を混ぜない
| 素材の役割を混ぜない | 付けておきたい説明 | まだ決まっていない場合 |
|---|---|---|
| 使う素材 | どの場面に使うか、変更してよい部分、採用する版。 | 候補であることと、採用を決める担当を添える。 |
| 参考 | 色、雰囲気、構成など、参考にしたい点。 | 似せたい点と、使わない部分を言葉で分ける。 |
| 未確認 | 内容、使用できる範囲、版など、何の確認が必要か。 | 確認が終わるまでは採用済みとして扱わない。 |
ファイルと一緒に整理すること
- 用途
- 掲載先、再生する場面、必要な言語など、完成後の使い方。
- 名称と版
- どのファイルが対象か分かる名称と、更新した内容。
- 残す部分と直す部分
- 画像の箇所、映像や音声の時刻、原稿の見出しなど、対象を指し示す説明。
- 確認中の事項
- 内容や使用範囲について未確認の点と、確認する担当。
- 共有する範囲
- 依頼に不要な個人情報、パスワードなどが含まれていないか。
素材を渡す前の確認
素材がまだ揃っていません。
揃っているものと、これから用意するものを分けてお知らせください。作業の範囲を相談する段階で、すべてを完成させる必要があるかも合わせて確認します。
問い合わせフォームにファイルを添付できますか。
現在のフォームには添付欄がありません。まず素材の名称、種類、数量の目安を本文へお書きください。実際のデータを渡す方法は別途確認します。
ファイルが大きいので先に小さくしたほうがよいですか。
元のファイルを残し、用途と受け渡し方法を先に確認してください。小さくした版だけを残すと、後から必要な状態へ戻せない場合があります。
素材が見えてきたら、作業の範囲へ
準備する素材と、受け取りたいものをつなげて整理できます。