業務ワークフロー自動化
止まった理由まで分かる、業務の流れへ。
業務を自動化するときは、順調に進む手順と、確認のために止める手順を両方用意します。申請や情報更新などを想定し、処理の進行と担当者への引き継ぎを整理します。
受付から実行までの分け方
- 受け付ける
対象、依頼内容、識別できる番号を記録します。
- 条件を確認する
必要な情報がそろい、対象の手順で扱えるかを確認します。
- 処理案をつくる
変更する内容と、その根拠を確認できる形にします。
- 承認する
担当者が対象と変更内容を確かめます。
- 実行結果を記録する
成功、失敗、未実行を区別して残します。
自動で進めない場面を決める
| 自動で進めない場面を決める | 起きたこと | 検討する扱い |
|---|---|---|
| 情報が足りない | 必須項目や参照資料を確認できない | 推測で埋めず、不足している項目を示して担当者へ戻す |
| 処理の重複 | 同じ依頼が複数回届く、途中からやり直す | 依頼と実行結果を照合し、重複して変更しない方法を決める |
| 対象外の操作 | 許可された範囲を超える変更が必要になる | 実行を止め、追加の判断や承認へ引き継ぐ |
現在の手順を整理する
- 実際の流れを描く
受付方法、参照する情報、転記先、確認する人を順番に並べます。口頭で処理している例外も書き出してください。
- 途中の状態に名前をつける
受付済み、確認中、承認待ち、完了などを区別します。どの状態から再開できるかを考えるための準備です。
- 例外を含めて試す
情報不足、二重受付、連携先が応答しない場合も確認します。担当者が処理の状態と次にすることを読み取れるかを確かめます。
途中で止まった場合は
同じ処理をもう一度実行すればよいですか。
先に、どの操作まで完了しているかを確認する必要があります。やり直すと重複した登録や通知が起きる処理では、記録を照合して再開する地点を決めます。
すべての例外を自動で処理する必要がありますか。
担当者へ戻す手順も設計の一部です。判断に必要な情報と止まった理由を渡し、人が確認しやすい形を検討します。