情報が通る場所を、一枚に書き出す
- 必要な仕事を決める
「相談の分類」なら、氏名や連絡先がその分類に必要かを検討します。入力項目を仕事の目的と一つずつ結びます。
- 送信先と保存先を分ける
AIの提供先だけでなく、連携する検索、記録、分析の仕組みに何が残るかを確認します。
- 残す期間と削除方法を確かめる
誰が削除を実行できるか、複製や履歴がある場合にどこまで対象になるかを記録します。
氏名を消した後も、内容を見直す
- 自由記述
- 会社名、役職、日時、出来事の組み合わせから対象者が分かる場合があります。氏名の欄だけを外して完了にしません。
- 添付資料
- 本文以外に、画像、注釈、ファイル名、書類の履歴へ情報が残っていないかを確認します。
- 試験データ
- 確認用の架空データで作業を試せるなら、先にその方法を選びます。実データが必要な範囲は別途整理します。
- 入力判断
- 利用目的、社内の取扱いルール、提供先の条件を照合します。判断がつかない情報は入力前に担当者へ確認します。
設定画面と利用条件を、両方確認する
| 設定画面と利用条件を、両方確認する | 画面で選んだ設定 | 契約・説明で確認する条件 |
|---|---|---|
| 学習への利用 | 対象の機能で選べる設定を記録する。 | その設定が適用されるデータとサービスを確認する。 |
| 保存と閲覧 | 履歴の表示や削除操作を確かめる。 | 保存期間、閲覧者、削除後の扱いを確認する。 |
| 変更への対応 | 設定変更の前後を記録する。 | 条件が更新されたときに再確認する担当を決める。 |
入力の判断を、内容の写しだけで残さない
確認記録に元の個人情報を丸ごと複製すると、管理する場所が増えます。どの項目を渡したか、判断した条件と日付、担当を残し、記録自体の閲覧範囲も決めます。
個人情報保護委員会は、生成AIへの入力に際して利用目的や学習利用の扱いに注意するよう示しています。個別の取扱いは、現在の制度と利用条件を担当者が確認する必要があります。
入力前によくある疑問
名前を別の文字にすれば、個人情報ではなくなりますか。
置換しただけでは判断できません。文章全体や他の情報との関係も含め、対象者を識別できるかを確認します。
学習に使われなければ、保存先の確認は不要ですか。
学習利用と保存・閲覧・外部連携は別の確認事項です。必要なデータだけを渡す設計とあわせて検討します。