データ整備・RAG基盤｜参照する資料と回答の根拠を結ぶ

まず、参照してよい資料を決める

出所と利用範囲: 資料の管理者、使う目的、参照を許可する範囲を確認します。持っている文書をすべて一律に取り込む前提にはせず、対象者が見てよい情報を分けます。
版と更新の扱い: 正式な版、更新日、差し替えや廃止の連絡方法を整理します。資料の更新が参照先へいつ反映されるべきか、担当者と確認します。
文書の構造: 見出し、表、注記、添付資料の関係を確認します。読み取りや分割によって意味が離れないかを、実際の文書の例で確かめる条件を決めます。
見つけたい質問: 利用者が何を知りたいかを具体的な質問にします。用語の違い、条件が曖昧な質問、資料に答えがない質問も用意します。

参照できる形へ整える
文書と管理情報を対応させ、扱える形式と単位を検討します。出所や版、閲覧条件をたどれる状態にし、更新や削除の扱いを設計します。
質問に合う箇所を選ぶ
想定する質問に対して、必要な箇所を候補として取り出せるか確認します。似た言葉があるだけの箇所や、利用者に見せられない資料が混ざらない条件を検討します。
回答と根拠を照合する
選んだ資料から説明できることと、資料だけでは決められないことを分けます。回答に添えた根拠が実際の内容を支えているかを確認し、不足時の伝え方を決めます。

見つかったことと、正しく答えたことを別々に確かめる	確認する材料	見直すポイント
必要な箇所が見つからない	質問、候補として選ばれた資料、必要だった箇所。	用語、文書の分け方、検索対象の範囲が合っているか。
古い情報が選ばれる	資料の版と更新状態、検索した時点。	正式な版や廃止情報の扱い、反映までの手順が明確か。
根拠と回答が合わない	選ばれた箇所と、回答の各説明。	資料にない条件を付け足していないか、必要な注記が抜けていないか。
答えを決められない	資料の不足、矛盾、質問で未指定の条件。	不確かな部分を伝え、追加確認や人への相談へ進めるか。

資料の差し替えや削除、利用者の権限変更があったとき、参照候補と表示する根拠にどう反映するかを決めます。情報を取り込む担当とシステムを運用する担当の間で、反映の確認方法と、問題があったときの連絡先を揃えます。

案件では、使う資料の種類と質問例に合わせて確認範囲を定めます。RAGを用いること自体を回答の正しさの保証にせず、資料の選び方と回答の作り方を分けて見直せる記録を残します。

資料を追加すれば、必ず回答は良くなりますか。

量だけでは判断できません。重複、古い版、条件の食い違いがあると必要な箇所を選びにくくなるため、出所と対象範囲を整理し、想定する質問で確かめます。

社内資料を最初からすべて共有する必要がありますか。

最初は資料の種類、管理方法、質問例と利用できる範囲から相談できます。実資料が必要な段階では、目的と共有方法を確認して対象を選びます。資料不足のまま検索や回答の品質を認定することはしません。