まず、一件の仕事を最初から追う
- 依頼と材料を集める
仕事が始まるきっかけ、入力される情報、参照する資料を整理します。口頭で補っていることや、担当者だけが知っている判断も確認します。
- 人の判断と受渡しを見つける
誰が何を確認して次の人へ渡すのかを追います。待ち時間、差し戻し、転記などが発生する場面を、実際の例と結び付けます。
- 結果の使われ方まで確かめる
返答や出力が、その後どの判断や作業に使われるかを確認します。画面に結果が出ることと、次の仕事に使えることを分けて考えます。
入力・結果・例外に、境界を置く
- 対象と対象外
- 利用する人、対象業務、扱う情報を定めます。今回は自動化しない判断や、別の仕組みに任せる処理を明記します。
- 入力の条件
- 必須の情報、形式、出所、利用できる範囲を整理します。情報不足や読めない内容が来たとき、聞き直すのか、人へ渡すのかを決めます。
- 必要な結果
- 結果を使う人、必要な項目、根拠との対応、確認してから使う範囲を整理します。出力の形だけでなく、何が欠けると使えないかも共有します。
- 権限と連携
- 誰が情報を見て変更できるか、既存システムへ何を渡すかを確認します。保存や削除、外部への送信に関する条件は、情報の管理担当者と揃えます。
同じ例を見て、受け入れる条件を決める
| 同じ例を見て、受け入れる条件を決める | 用意する例 | 合意する扱い |
|---|---|---|
| 通常どおり進む | 必要な情報が揃い、判断が明確な代表例。 | 必要な項目と根拠が揃い、次の作業へ渡せるかを確認する。 |
| 情報が足りない | 日付や対象、必要な資料が欠けた例。 | 勝手に埋めずに、何を聞き直すか、どの段階で止めるかを決める。 |
| 答えを決められない | 資料同士が食い違う、条件が複数に当てはまる例。 | 不確かな部分を示し、人へ渡すために必要な情報を残す。 |
| 扱う範囲を外れる | 別業務の依頼や、利用範囲に含まれない情報の例。 | 対象外であることの伝え方と、案内する先を決める。 |
決まったことと、まだ確かめることを分ける
要件をまとめる段階で、すべての疑問が解けるとは限りません。資料から確認できた条件、関係者の合意、試作で確かめる仮説を区別し、未決事項には確認する人と必要な材料を付けます。
新しい例が見つかったときは、対象範囲や受け入れ条件を更新します。変更前後の違いを残すことで、仕様が変わったのか、実装が合っていないのかを話し合える状態にします。
現場の資料を持ち寄るときの相談
業務が担当者ごとに違っていても始められますか。
共通の流れと、担当者や案件による違いを分けて整理します。最初から一つの手順へまとめず、どの違いを残す必要があるかを関係者と確認します。
実データをすぐ共有する必要がありますか。
最初は項目の構成や、扱える範囲の架空例から説明できます。実データが必要になる段階では、共有先、目的、必要な項目、利用条件を確認してから準備します。