目的を、本人に伝わる場面で書く
個人情報の扱いを検討するための整理ガイドです。個別の法的判断が必要な点は担当者や専門家へ確認してください。
個人情報保護委員会の通則編では、本人が使われ方を合理的に想定できる程度に利用目的を具体化する考え方が示されています。「改善のため」で止めず、どの対応や分析のために、どの項目を使う予定かを言葉にします。
入口から、残る場所までたどる
一つの問い合わせを例に、項目ごとの行き先を追います。
- 入力と目的を対応させる
各項目がどの対応に必要かを書きます。後で使うかもしれない項目は、今の目的から切り離し、集めない案や任意にする案も検討します。
- 受け手と保管場所を並べる
受付画面、担当者、通知先、外部サービスなど、実際に渡る先を確認します。閲覧できる人と、さらに共有する可能性がある先を区別します。
- 利用終了後の扱いを確認する
いつ必要がなくなるか、どこに複製が残るか、削除や保管の担当は誰かを確認します。保管期間を一律に創作せず、目的と適用条件を確かめて決めます。
説明と設計を照らす
| 説明と設計を照らす | 説明したいこと | 実際の設計で確かめること |
|---|---|---|
| 必要な情報 | 何のために入力してもらうか。 | その項目がなくても同じ対応ができないか。 |
| 共有する範囲 | 誰がどの作業に使うか。 | 通知、委託先、連携先を含めて説明と一致しているか。 |
| 残る期間 | いつまで、何のために保管するか。 | 複製や出力先を含めて管理できるか。 |
| 問い合わせ | 扱いに疑問がある場合の確認先。 | 案内先がその質問を受け付け、必要な担当へつなげるか。 |
入力や共有を増やす前に
便利なので、別の用途にも使いたいです。
最初に示した目的と新しい使い方を分けて整理し、必要な説明や手続を担当者に確認します。情報をすでに持っていることだけで、利用できる範囲を決めないでください。
問い合わせ時に実データを送る必要がありますか。
まず項目の種類、使い方、困っている点を、個人を特定しない例で説明します。実データが必要か、受け取れる窓口かを確認してから共有範囲を決めます。
変更した箇所を、説明にも戻す
入力項目や連携先を変えたときは、情報の流れのメモと利用者への説明を合わせて見直します。旧画面、更新した項目、確認した日を残すと、以前の説明がどの状態を指していたか区別できます。