問いから、次の確認までを一枚につなぐ
- 対象と問いを示す
確認した版、期間、対象者や作業の範囲、何を知りたかったかを記します。
- 分かった事実を並べる
記録から確認できたことを、欠損や除外も含めて示します。都合のよい部分だけを選びません。
- 判断と追加確認を分ける
事実から考えた解釈、まだ区別できない理由、次に確かめることを別々に書きます。
同じ報告で混ぜない三つの層
| 同じ報告で混ぜない三つの層 | 書く内容 | 区別する理由 |
|---|---|---|
| 事実 | 確認した記録、条件、対象の版 | 誰が読み返しても根拠に戻れるようにする |
| 解釈 | 変化について考えられる説明 | 確認できた原因と仮説を混同しない |
| 次の確認 | 追加で必要な記録や試行 | 未確認事項を完了した成果と扱わない |
読む人が決めたいことに合わせる
実施担当者には再現できる条件、判断する人には選択肢と未解決事項が必要です。本文の要点から詳細な記録へ戻れる形にし、すべてを一つの図へ詰め込みません。
図や画像を使うときも、何を表し、何を表していないかを説明します。まだ測っていない数値や実在しない成功例で報告を埋めません。
報告後に分かったことを追記できる形にする
記録漏れや誤りが分かった場合は、以前の報告と修正後の版を対応させます。変更の理由と、判断に影響した範囲を残します。
報告を出したことだけで評価を閉じず、次の確認が実施されたかを見返す時点を決めます。担当や期限は、実際に合意できた内容を記載します。
報告をまとめる際の疑問
良い変化が見られなかった場合も報告しますか。
比較できたこと、確認できなかったこと、今後の判断に使える条件を整理します。結果をよく見せるために対象や期間を後から選び直しません。
後で元の数値が訂正された場合はどうしますか。
対象の報告と訂正理由を結び、何が変わったかが追えるようにします。以前の版を残し、新しい版への参照を付けます。