仕事の始まりと終わりをそろえる
依頼を受けてから使える成果物になるまでの、どこを測るかを決めます。入力の準備、待ち時間、内容の確認、やり直しを分けて記録すると、負担が移った場所も見つけられます。
操作する人の習熟や案件の難しさが違う場合は、その条件も残します。同じ時間でも、扱った内容が違えば単純な比較にはなりません。
時間以外にも残しておきたい記録
| 時間以外にも残しておきたい記録 | 見る内容 | 読み取るときの注意 |
|---|---|---|
| 作業時間 | 準備から確認までの実作業 | 待ち時間と混ぜず、計測範囲を明示する |
| 手直し | 修正した箇所と原因 | 回数の多さだけでなく、修正の重さを見る |
| 完成した範囲 | 利用できる状態になった成果物 | 未確認の出力を完成数に含めない |
小さな比較で負担の移動を調べる
- 同じ種類の作業を選ぶ
題材、完成条件、担当者が使える資料をそろえます。業務情報を使う前に架空の内容で記録手順を試します。
- 工程ごとに記録する
準備・作業・確認・手直しを分け、途中で止まった理由も残します。
- 完成条件に戻って比べる
短くなった工程と増えた工程を見比べ、品質を満たした成果物について判断します。
慣れるまでの期間と、通常運用を分ける
初回には準備や学習が含まれます。初回の試行と継続して使う段階を分けて見返し、どちらの負担を比較しているかを明記します。
減った時間を別の確認に使う場合も、仕事の変化として記録できます。人数削減や費用削減につながるとは、時間の結果だけから決めません。
作業量の評価に関する疑問
生成時間が短ければ生産性は上がりますか。
その後の選別や修正が増える場合もあります。利用できる成果物になるまでを同じ条件で確認します。
記録自体が負担になる場合はどうしますか。
判断に必要な工程に絞り、短い試行から始めます。誰を評価するための記録か、何を保存するかも事前にそろえます。