資料へ案内するか、回答まで作るか
| 資料へ案内するか、回答まで作るか | 利用者に渡すもの | 確認する点 |
|---|---|---|
| 検索 | 候補となる資料と、その内容を判断する手掛かり。 | 必要な資料が見つかるか、不要な資料が混ざらないか。 |
| 資料を使う回答生成 | 質問への回答と、確かめるための出典。 | 参照資料が適切か、その資料から言える内容か。 |
検索に入れる資料の境界
- 対象と責任者
- 業務上使ってよい資料と、内容の更新を判断する担当者を決める。
- 閲覧範囲
- 利用者に見せてよい資料だけが検索・回答に使われる条件を確認する。
- 更新と削除
- 原本の訂正や削除が、検索用の情報と回答の参照元にどう反映されるかを確認する。
- 出典のたどり方
- 文書名だけでなく、該当する箇所や版を利用者が確認できるかを決める。
質問と根拠を一組にして確かめる
- 用途を代表する質問を選ぶ
資料に答えがある質問に加え、表現が違う質問、複数資料を確認する質問、答えがない質問を用意します。
- 見つかった資料を確認する
期待する資料が候補に入り、閲覧範囲や更新の条件を満たしているかを確かめます。
- 回答と出典を読み合わせる
回答の重要な記述を出典と照合し、資料にない内容の付け足しや、断定できない点の扱いを確認します。
答えを出せないときの扱い
該当する資料が見つからない場合は？
回答を作る前提が不足していることを伝え、質問の絞り込み、資料の案内、担当者への確認のうち、用途に合う次の行動を決めます。
出典があれば、そのまま使えますか？
出典が質問に対応しているか、回答が出典の内容を正しく扱っているかを確かめます。重要な判断に使う場合は、原本や担当者による確認も利用手順に含めます。
新しい資料に入れ替えた後は？
同じ質問を使って結果を見直します。以前の出典が残っていないか、参照できなくなった資料が回答に使われていないかも確認します。
試す資料と質問を小さくそろえる
最初は、範囲と管理者が明確な資料群を選び、実際に知りたい質問と、根拠になる箇所を組にして用意します。期待する答えだけでなく、答えない方がよい質問も残すと、利用範囲を判断しやすくなります。
資料の版、閲覧範囲、削除の条件がそろっていない場合は、先にデータの管理方法を整理します。