項目名だけでなく、値の意味を決める
例えば「登録日」が、最初に申し込んだ日か、処理が確定した日かで、集計の結果は変わります。日付の基準、未入力の意味、状態の区分などを、実際の利用場面に沿って言葉にします。
項目ごとに、元になる情報、変更する人、使う画面や処理を対応させると、定義の違いが起きる場所を見つけやすくなります。
項目ごとにそろえる管理情報
- 意味と形式
- 何を表す値か、単位、日付の基準、空欄を認める条件。
- 更新の基準
- どこから受け取り、誰が直し、複数の値が異なるときに何を優先するか。
- 利用の範囲
- どの業務で使い、誰が閲覧・更新できるか。検証用に持ち出す範囲も含める。
- 残す期間と終わり方
- 業務上必要な期間、削除の対象、関連する複製や履歴への反映方法。
作成から削除までの変化を追う
| 作成から削除までの変化を追う | 照合すること | 残す判断 |
|---|---|---|
| 新しく受け取る | 同じ対象を示す情報がすでにないか、入力の定義に合うか。 | 同一対象の識別方法と、受け入れない値の扱い。 |
| 内容を訂正する | 訂正の根拠と、値を使っている先。 | 反映する範囲と、過去の状態を残す必要性。 |
| 別の場所へ移す | 項目の対応、件数や代表例の一致。 | 利用側を切り替える条件と、戻す場合の手順。 |
| 利用を終える | 検索用の情報、出力済みの資料、復元用の保存との関係。 | 削除を反映する範囲と、別に残す必要がある情報。 |
少数の例を最後までたどる
- 判断が分かれる値を選ぶ
通常の値、未入力、訂正済みの値、削除対象などを選び、期待する扱いを記します。
- 使われる先をたどる
入力元から画面、集計、連携先まで、同じ例がどう見えるかを照合します。
- 移行と復元の条件を確かめる
戻す対象の時点、関連する情報の整合、削除済み情報の扱いを決め、検証できる範囲で結果を確認します。
よく使うデータの一覧から始める
検討の入口には、業務でよく使う一覧や帳票を一つ選びます。各項目の説明、元になる情報、更新担当、困っている食い違いを添えると、必要な定義と見直す範囲を絞れます。
その情報を検索や回答生成にも使う場合は、閲覧できる範囲と更新・削除の反映を、検索側でも確認します。