一つの変更案を単位にする
ここでは案件ごとの判断メモを整える方法を案内します。会社の委員会、決裁権限、報告制度や担当者を定めたものではありません。
何を変える案か、影響する範囲はどこか、判断に必要な資料は何かをまとめます。担当者名を先に埋めるより、どの確認が必要かを明らかにしてから、実際の確認先を調べてください。
役割と作業を分けて書く
| 役割と作業を分けて書く | この役割で整理すること | 次へ渡す材料 |
|---|---|---|
| 提案 | 目的、選択肢、現状から変わる部分。 | 案の比較、対象範囲、確認したい点。 |
| 確認 | 資料の出所、条件、品質や利用への影響。 | 確認した項目と結果、未確認の項目。 |
| 判断 | 採用・保留・見送りと、その条件。 | 判断の理由、残る条件、再確認する時点。 |
| 実行と記録 | 決まった範囲での作業と変更内容。 | 実施した内容、想定との差、後からたどれる記録。 |
判断が止まっても引き継げるメモ
確認済みと未確認を分けたまま次へ渡します。
- 依頼する判断を明記する
相談、内容確認、実施の判断など、何を求めるかを一つの文にします。参考資料を送るだけで依頼を終えないようにします。
- 根拠と残る条件を並べる
参照先、確認時点、対象外の条件を添えます。意見が異なる場合は、それぞれが重視した条件を残します。
- 返答と次の行動を記録する
返答の内容と、自分が次に行うことを分けます。返答がない状態を、了承が得られた状態に置き換えません。
予定外のことは、変更前に立ち止まる
資料が不足している、対象が広がった、別の利用条件が見つかったときは、どの判断に影響するかを書き出します。決まっていない扱いを自己判断で制度に見立てず、必要な確認へ戻れるようにします。
確認先や役割に迷ったら
少人数で同じ人が複数の役割を担う場合はどうしますか。
役職を増やす必要はありません。提案した内容と確認した内容、最終的に判断した理由を分けて記すと、どこまで確かめたかが見えます。別の確認が必要かも案件ごとに検討してください。
判断した人が分からない古いメモがあります。
メモから確認できる内容と、分からない経緯を分けます。過去の了承を推測で補わず、これから行う変更について必要な確認先を調べてください。