バーチャルイベント｜参加の入口から、終了後の案内まで

会場を作る前に、持ち帰ってほしいこと

見せたい展示や発表だけでなく、参加者に何を知り、誰と話し、次に何をしてほしいかを決めます。自由に見て回る場と、同じ時間に発表を聞く場では、案内や運営の準備が変わります。

バンドMVの上映や制作紹介を行う場なら、映像を見る時間、説明を聞く時間、交流する時間を分けて考えます。作品をWebに掲載するだけの企画と、参加者が集まるイベントは別の運用として整理します。

参加前の案内を揃える
公開日時、参加方法、必要な端末や登録、困ったときの連絡先を案内します。事前に試せる範囲と、参加できない場合の別の見方も検討します。
会場での行動をたどる
入場して最初に見る案内、展示や発表への移動、質問や交流の方法を試します。参加者向けの説明と、登壇者・案内担当の操作を分けて確認します。
退出と終了後を確かめる
途中で抜ける方法、再び参加する条件、終了後の資料や問い合わせ先を確認します。録画や参加者の投稿を残す場合は、公開する範囲と案内を先に決めます。

参加の仕方に合う形式を選ぶ	向いている企画	準備する運営
時間を合わせて見る	発表や上映を、進行に沿って一緒に見る。	登壇・上映の進行、開始前の案内、質問の受付、予定が変わったときの告知。
自分の順序で巡る	展示や説明を、関心に合わせて選ぶ。	見どころの入口、現在位置、戻り道、未訪問の内容を見つける案内。
話す相手を選ぶ	相談や交流の場へ参加する。	会話への入り方、案内担当、投稿や発言への対応、困った場合の連絡方法。

役割と対応窓口: 進行、登壇、参加者案内、会場の操作を誰が担当するか決めます。問い合わせが来たときの振り分けと、開催中に判断する責任者を共有します。
参加条件と試行範囲: 想定する参加の規模、利用端末、同時に行う操作や配信を整理します。必要な試行と当日の監視方法を決め、収容人数や安定動作を未確認のまま約束しません。
内容の版と代替案: 展示、発表資料、映像、案内文の確定版と差し替え期限を揃えます。参加や配信が難しい場合に見せる資料、告知、後日の案内も用意します。

アバターで移動する会場が必要ですか。

参加者にしてほしい行動から判断します。発表を見ることが中心なら、複雑な移動を増やさない形式が合う場合もあります。回遊や交流が企画に必要かを整理してから選びます。

映像や音楽を会場で流す場合は何を共有しますか。

使う作品と版、公開する相手、上映・配信・録画の範囲を共有します。素材を使える条件と、音や映像を受け取れない参加者への案内を確認し、当日の試行へつなぎます。