誰が、どこで読む文章かを確かめる
初めて使う人と、毎日使う人では、説明が必要な言葉が違います。読む場面、前提となる知識、読んだ後に行うことを整理し、説明の長さや順序を決めます。
短くするために、対象となる人や例外を消してしまうと、判断に必要な情報が失われます。先に伝える要点と、詳しく確かめる条件を分け、必要な内容を残します。
同じ意味を、操作につながる言葉にする
| 同じ意味を、操作につながる言葉にする | 見直し前の例 | 見直し後の例 |
|---|---|---|
| 操作を具体的にする | 所定の手続きを実施してください。 | 申込フォームに入力し、「内容を確認」を押してください。 |
| 修正する場所を示す | 入力内容に不備があります。 | メールアドレスを確認してください。「@」の前後に文字が必要です。 |
| 確認する条件を示す | 必要に応じて資料をご用意ください。 | 写真の使用を希望する場合は、掲載したい写真を用意してください。 |
言い換えた文章を、実際の画面で読む
- つまずく箇所を集める
問い合わせ、入力の間違い、説明が必要になった場面から、見直す箇所を選びます。推測だけで読者像を決めないようにします。
- 要点と条件を整理する
何をするか、誰がするか、必要なものは何かを分けます。用語を言い換える場合は、意味が変わっていないかを確認します。
- 表示と操作へ合わせる
見出し、ボタン、入力欄の名前を本文と揃えます。長い条件は適切な場所へ置き、読む順序を整えます。
- 読む人と確かめる
想定する読者に説明を読んでもらい、必要な情報を探せるか、次の操作を選べるかを確認します。分かれた解釈を修正へ戻します。
文章と、判断した理由を残す
- 掲載用の文章
- 見出し、本文、入力案内、エラー時の説明など、対象となる箇所を揃えます。
- 用語の使い方
- 同じ意味に使う言葉、説明を添える言葉、正式名称を残す場面を整理します。
- 変更の理由
- 読み取りにくかった点、残した条件、元の意味との対応を記録します。
- 確認した範囲
- 対象の画面や読者、確認できたこと、追加で確かめる点を分けます。
文章の見直しを相談するときに
専門用語はすべてなくすのですか。
読む人に必要な用語は残し、最初に短い説明を添えます。正式な名称と日常の言葉のどちらを使うかは、読む場面と誤解の可能性から考えます。
比較表の文章をそのまま使えますか。
表は架空の案内を使った編集例です。実際のフォームや提供条件を確認し、操作名と意味が合う場合に合わせて使います。
まず一部のページだけ見直せますか。
問い合わせが多い案内や入力画面など、対象を絞って相談できます。現在の文章、想定する読者、伝わりにくかった場面を共有してください。