見えている順序と、伝わる構造を確かめる
| 見えている順序と、伝わる構造を確かめる | よくある確認点 | 整える内容 |
|---|---|---|
| 見出しと読み順 | 大きい文字でも見出しとして扱われない。段組みを意図しない順に読む。 | 見出しの役割と階層、本文の論理的な読み順。 |
| 図と写真 | 図だけにある要点が、文字では分からない。 | 図の役割に応じた説明と、複雑な内容を読むための本文。 |
| 表 | 行と列の見出しが分からず、数値の意味を追えない。 | 見出しとデータの関係、必要に応じた表の分割や説明。 |
| リンクと入力欄 | 移動先が分からない。入力欄へ順に進めない。 | 目的が分かる名称、操作する順序、入力の説明。 |
配布するファイルだけでなく、元原稿から直す
配布するたびに同じ修正が必要になる場合は、編集用の原稿やテンプレートを見直します。見出し、箇条書き、表などの役割を原稿で整理し、出力後もその構造が保たれているかを確認します。
スキャンした紙の資料は、見た目がきれいでも文字をそのまま読めない場合があります。文字の認識、誤りの修正、読み順の整理が必要かを、現物から判断します。
使う場面を決めて、配布版まで確認する
- 資料と用途を確認する
読む対象、配布形式、更新頻度、編集できる原稿、想定する閲覧環境を揃えます。
- 構造と説明を整える
文章の階層、読み順、図の説明、表の関係、操作の案内を修正します。
- 完成ファイルで読む
編集画面だけで判断せず、配布するファイルを開きます。見出しへの移動、読み上げ、リンクや入力の操作を確認します。
- 更新方法を引き継ぐ
修正した原稿、配布版、出力時の注意点、確認記録を揃えて渡します。
相談のときに共有してほしいもの
- 現在の資料
- 配布しているファイルと、編集用の原稿があれば両方を確認します。
- 困った場面
- 読めない箇所、操作できない箇所、問い合わせの内容を共有してください。
- 使用する環境
- 端末、閲覧するアプリ、支援技術など、分かる範囲から整理します。
- 更新と配布の条件
- 誰が原稿を直し、どの形式で、どの頻度で配布するかを確認します。
資料の見直しでよくある相談
PDFにすれば読みやすい資料になりますか。
ファイル形式だけでは決まりません。文章の構造、読み順、図表の説明、操作を、実際に配布するファイルで確かめます。用途に合う別の提供形式も検討します。
自動チェックの結果だけで確認できますか。
自動で確認できる項目と、人が意味や読み順を確かめる項目があります。想定する読み方や操作で試し、確認範囲と残った課題を記録します。
ページ数が多い資料はどこから進めますか。
利用頻度が高い内容や、共通する見出し・表の型から整理できます。対象範囲と優先順位を決め、同じ問題が他の箇所にないかを確認します。