記入メモを組み立てる｜資料の読み方

メモを読む相手を決める

ここでは本文中の項目を使ってメモを組み立てる方法を紹介します。ダウンロード用書式や、特定の手続きで使用できる正式様式の提供ではありません。

自分の考えを整理するのか、相談先へ渡すのか、引き継ぐ人へ残すのかを決めます。同じ項目でも、背景を知らない相手には言葉の説明や参照先が必要になります。

まず置く四つの欄	書く内容	書き方の例
目的	何を決めたいか、誰が使うか。	「初めて使う人への説明方法を相談したい」など、判断したいことを書く。
手元の材料	すでにある原稿や素材、その状態。	「原稿は整理中」「画像の利用条件は未確認」のように状態も添える。
未定の点	選べていない条件や不足する情報。	希望と必須条件を分け、誰に確かめたいかを書く。
次の確認	相手に聞きたいことと、自分が行うこと。	質問を一つに区切り、参照したページや資料名を添える。

項目を増やすより、伝わるかを確かめます。

「相談したいこと」「現在あるもの」「まだ決めていないこと」「先に聞きたいこと」を見出しとして書き出せます。本文は一項目一つの話題にすると、返答がどの質問に対応するか分かりやすくなります。

外部へ渡す前に、内容を共有してよいか確認してください。確認中の情報や、今回の相談に不要な個人情報を、説明のためだけに書き足す必要はありません。

全部の欄を埋めなければ相談できませんか。

不明な点も相談材料になります。「該当しない」「未定」「調べても分からない」を区別しておくと、何を一緒に整理したいかが伝わります。

ほかの書式と項目名が違います。

同じ名前かよりも、何を伝える欄かを比べます。指定された提出書式がある場合はその案内を確認し、このページのメモを正式様式の代わりと決めつけないようにします。