どの段階で止まっているかを確かめる
ここでは資料の利用を検討するときの一般的な疑問を扱います。個別資料の配布条件や提供時期は、その資料の案内や確認先で確かめてください。
資料が見つからないのか、言葉が分からないのか、自分に当てはまるか判断できないのかを分けます。困っている箇所を一つ選ぶと、必要な確認も具体的になります。
資料を探すとき
ページ名はありますが、配布ファイルが見つかりません。
ページ内の説明とリンク先を確認してください。資料の考え方を案内するページと、ファイルを配布するページは役割が異なります。配布先の案内が見つからない場合は、提供有無を確認事項として残します。
どの資料を読むべきか分かりません。
決めたいことを一文にし、資料の種類ごとの説明と比べます。依頼範囲ならサービス資料、背景や論点なら解説資料、他の例との条件比較なら事例の読み方から始められます。
読んだ内容を使うとき
日付や版が見当たりません。
見つからなかったことをメモし、判断に影響する内容は確認先へ尋ねます。日付がないことだけで、新しい情報とも古い情報とも決めつけないようにします。
資料の内容を社内で共有したいです。
共有してよい範囲や条件を案内で確認してください。内容を要約するときは出所と参照箇所を残し、原文と自分の解釈が分かるようにします。
内容が自分の案件に合うか判断できません。
対象者、使う場所、素材、確認方法などの違いを書き出します。違いが判断へどう影響するか分からない箇所を、相談する質問にしてください。
質問を送る前に三つだけ整理する
長い経緯は、必要な箇所が伝わる順番にまとめます。
- 参照先を示す
ページ名、見出し、分からなかった記載を添えます。リンクが開けない場合は、その状況も短く説明します。
- したいことを添える
何を判断したいか、どの用途で使いたいかを書きます。決まっている条件と、相談して決めたい条件を区別してください。
- 返答がほしい点を分ける
提供有無の確認、意味の確認、個別条件の相談を分けて記します。資料に無い約束や対応期限を前提にしないようにします。
返答を受け取ったら、元のメモへ戻す
確認できた点を更新し、まだ残っている質問を分けます。返答に条件が付いている場合は、その条件も一緒に残してください。
別の人へ引き継ぐときは、質問、参照先、返答の内容、次に行うことがたどれる形にします。一度の返答を、別の資料や案件にもそのまま当てはめないようにします。