一つの仕事を、確認できる作業へ分ける
この記事は作業の委任を設計するための考え方です。特定のAI製品が行える操作、必要な権限、会社での導入状況を示すものではありません。
「問い合わせに対応する」を一つの動作にまとめず、内容を読む、必要な情報を探す、返答案を作る、送信するなどに分けて考えます。どの段階で外部の状態が変わるかも書き出してください。
作業ごとに残す四つの条件
| 作業ごとに残す四つの条件 | 書くこと | 確認の問い |
|---|---|---|
| 入力 | 参照する情報と、含めない情報。 | 必要な材料が不足しているときはどうするか。 |
| 出力 | 返す案、記録、変更する対象。 | 受け取った結果のどこを見れば完了が分かるか。 |
| 実行範囲 | 操作してよい対象と、別途確認する対象。 | 閲覧、下書き、実際の送信を区別できているか。 |
| 停止と引継ぎ | 進められない条件と、人へ渡す材料。 | 止まった後に、済んだ作業と未完了を区別できるか。 |
小さな範囲でつながりを確かめる
想定どおりの流れに加え、途中で止まる場面も考えます。
- 一つの対象と操作に絞る
代表的な一件について、入力、予定する出力、確認する人や場所を決めます。対象を広げる判断は別に残します。
- 結果と記録を照合する
何を参照し、どの操作まで進み、何が変わったかを確認します。説明だけで完了とせず、実際の結果と照らし合わせます。
- 不足時の戻り先を試す
情報不足、判断不能、途中の失敗を想定し、止めた理由と次に必要な確認を残せるかを確かめます。
人の確認を、押すだけの承認にしない
確認を求めるときは、予定する操作、対象、根拠、残る不確かさを一緒に示します。何を判断するのかが分からないまま、実行だけを求める流れを避けてください。
途中で条件が変わった場合は、以前の判断がどこまで有効かを見直します。一度の了承を、対象外の作業へ広げないようにします。
任せる範囲に迷ったら
すべての作業をまとめて任せる方が効率的ですか。
まとめることで省ける手間と、途中の確認が見えにくくなる点を比べます。まず判断が必要な境目を明らかにしてから、つなげる範囲を考えてください。
失敗したら最初からやり直せばよいですか。
すでに完了した操作がないかを確認します。送信や更新を重ねると影響が出る場合があるため、記録と実際の状態から再開する範囲を決めます。