順番が必要な箇所を見分ける
ある処理の結果が次の入力になるなら、結果がそろうまで待つ必要があります。一方、互いの結果を使わない処理は、まとめて待つか、別々に進めるかを検討できます。
業務の流れを、処理名だけでなく「必要な入力」「終わったときの結果」「次へ進む条件」で書き出すと、依存関係を確認できます。
待機と人の確認を工程に含める
- 結果待ち
- 何の結果を待ち、どの状態なら次へ進むかを決める。
- 人の判断
- 確認する内容、判断できる担当者、差し戻した後の行き先を決める。
- 待ち時間の超過
- 待ち続けるか止めるか、誰へ知らせるか、後から結果が来た場合の扱いを決める。
- 取り消し
- 未着手の処理を止める範囲と、すでに終わった処理を戻せる範囲を区別する。
失敗した場所から、何をやり直すか
| 失敗した場所から、何をやり直すか | 再開前に調べること | 決める再開条件 |
|---|---|---|
| 外部処理の結果が不明 | 相手側で完了していないか。 | 再実行するか、完了済みの結果を取り込むか。 |
| 一部の工程だけ失敗 | 終わった工程の結果が残り、再利用できるか。 | どの工程の、どの入力から再開するか。 |
| 確認待ちで内容が変わった | 確認対象の版が同じか。 | 前の判断を引き継ぐか、改めて確認を求めるか。 |
| 実行中に流れを変更する | 進行中の処理が前提にしている手順と状態。 | 古い手順で終えるか、新しい手順へ移せるか。 |
一件の処理履歴を順にたどる
- 通る道筋を用意する
正常に終わる道筋に加え、差し戻し、期限超過、中断の道筋を決めます。
- 途中で止めて状態を見る
どの工程の、何を待っているかが分かるかを確認し、完了済みの結果との対応を見ます。
- 再開と終了を確かめる
選んだ地点から再開し、重複した処理や置き去りの作業が残らないかを確認します。
止まりやすい流れを一つ選ぶ
最初は、引き継ぎが多い業務や、途中の状態を問い合わせることが多い流れを選びます。工程、担当、受け渡す情報、よく止まる場所を書き出すと、追跡すべき状態を絞れます。
一つの工程の中で何を完了と扱うかは、バックエンドの処理単位と合わせて整理します。