読む相手と用途から、説明を組み立てる
| 読む相手と用途から、説明を組み立てる | 主な役割 | 揃える情報 |
|---|---|---|
| 会社案内 | 初めて知る人に、会社の輪郭を伝える。 | 事業、会社概要、所在地、問い合わせ先などの確認済み情報。 |
| ウェブサイト | 目的ごとに、必要な情報へたどれるようにする。 | ページの関係、最新の原稿、公開する範囲、更新担当。 |
| 発表資料 | 何が変わったのか、いつの情報かを伝える。 | 事実、対象、発表日、補足、質問を受ける窓口。 |
| 紹介映像 | 文章だけでは伝わりにくい場面や流れを補う。 | 確認した原稿、使える映像・写真、字幕、音声、掲載先。 |
数字、固有名詞、公開時点を原本へ戻せるように
- 正本と対象期間
- 会社概要、事業説明、数値などの元資料と、その時点。
- 掲載できる範囲
- 公開する情報、公開前の情報、外部確認が必要な情報。
- 表記と素材
- 名称の正式表記、ブランドのルール、写真や図版の使用条件。
- 確認の役割
- 事実を確認する担当、表現を確認する担当、公開を決める担当。
確認した内容を、公開する版へ引き継ぐ
- 目的と元資料を確認する
読む相手、伝える内容、公開予定、現在の素材を整理します。
- 構成と原稿を作る
重要な情報を先に置き、初めて読む人が必要な背景も補います。未確認の事実は確認事項として残します。
- 内容と見え方を確認する
原本との一致、固有名詞、数値、注記、画像説明、導線を完成形で見ます。
- 掲載と更新を引き継ぐ
採用した版と掲載先を揃え、修正時に連絡する担当と更新する箇所を残します。
一つの情報を、用途に合わせて伝え直す
会社案内の文章をそのまま全ページへ貼るのではなく、相手が知りたいことから構成を変えます。要約した原稿でも、条件や注記を落として意味が変わっていないかを確認します。
各言語の原稿を用意する場合は、元情報の更新と訳文の更新を対応させます。古い版が残る掲載先を把握し、翻訳と表示の確認をそれぞれ行います。
広報の制作でよくある相談
元資料が部署ごとに分かれています。
まず、正本となる資料と確認する担当を整理します。食い違う情報は制作側の推測で統一せず、どの情報を掲載するかを確認します。
まだ公表していない情報も相談できますか。
共有できる範囲、扱う環境、担当者、公開時期を相談してから受け渡します。公開前の資料を、そのまま一般公開用の素材として扱うことはしません。
短い紹介文だけの依頼もできますか。
掲載先、読む相手、伝える内容を確認し、必要な範囲から相談できます。短い文章でも、根拠と元原稿、必要な注記との対応を残します。